Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?

Plusieurs raisons peuvent inciter à changer de syndic de copropriété. Si la démarche n’a rien de complexe, elle est tout de même loin d’être anodine et nécessite un minimum de préparation ainsi que le suivi de certaines procédures règlementaires.

Dans quel cas changer de syndic de copropriété ?

Il convient de distinguer trois situations :

- La fin de mandat du syndic, l’occasion de faire appel à un autre professionnel ;

- Un manquement du syndic à ses obligations contractuelles et/ou légales. Les copropriétaires décident alors de le révoquer en cours de mandat. Il incombe aux copropriétaires d’apporter la preuve des manquements constatés ;

- Autre situation possible, la démission du syndic. Il doit en notifier la copropriété par lettre recommandée avec avis de réception 3 mois avant la prise d’effet.

Quelle qu’en soit la raison, un changement de syndic relève d’une décision prise en assemblée générale.

Préparer le changement de syndic à la fin de son mandat

La loi ALUR, comme la loi Macron de 2015, imposent au conseil syndical de procéder tous les 3 ans à une mise en concurrence du mandat du syndic. Elle doit être réalisée avant l’assemblée générale des copropriétaires. Seule exception notable : les copropriétaires décident, à la majorité absolue, lors de l’AG de l’année précédente, de ne pas procéder à une mise en concurrence.

Cette consultation est chronophage puisqu’il faut définir les critères de sélection, constituer un cahier des charges, étudier les offres, etc. Le conseil syndical a tout intérêt à s’organiser plusieurs mois avant la prochaine assemblée générale afin de ne pas agir dans l’urgence.

Un copropriétaire peut également proposer un candidat et le notifier au syndic en activité.

Consulter les candidats et comparer les offres des différents syndics

Le conseil syndical prend contact avec différents syndics afin que ces derniers puissent formuler une offre détaillée. Plusieurs rencontres sont souvent nécessaires, dont au moins une au sein de la résidence, l’idée étant de bien cerner les besoins, les attentes et les spécificités de la copropriété.

La comparaison des offres est moins fastidieuse depuis la loi ALUR et l’obligation pour les syndics de respecter un contrat-type. Les prestations courantes font l’objet d’un forfait, les prestations particulières d’une facturation séparée. Décortiquer les contrats permet de comparer la partie financière. N’oubliez pas cependant qu’une tenue de copropriété efficace repose, en premier lieu, sur le facteur humain et la capacité à communiquer entre le syndic, le conseil syndical et les copropriétaires.

Inscrire la désignation d’un syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale

Le président du conseil syndical doit envoyer au syndic en place une LRAR afin que celui-ci inscrive la résolution à l’ordre du jour. Vous devez joindre les contrats des candidats, idéalement 1 ou 2 candidats.

L’organisation d’une assemblée générale suit une procédure très formelle, notamment sur les délais puisque la convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée. Découvrez tous les détails organisationnels ici.

Le jour de l’assemblée générale

Une assemblée générale comportant la désignation d’un nouveau syndic est toujours un moment spécial. Si un nouveau syndic est choisi, la révocation du syndic en place est immédiate. Ce dernier quitte alors l’assemblée et le syndic nouvellement désigné poursuit, tant bien que mal, les questions à l’ordre du jour. Pour cette raison, évitez de surcharger l’ordre du jour avec des dossiers trop complexes si vous êtes à peu près certain que le changement sera effectif.

Le vote pour la désignation du nouveau syndic requiert la majorité absolue. Si cette majorité est atteinte, et dans l’hypothèse de candidatures multiples, le syndic obtenant le plus grand nombre de voix est élu.

Si la majorité absolue n’est pas atteinte, deux cas de figure peuvent se présenter :

- Un ou plusieurs candidats recueillent plus de 1/3 tiers des voix. Un second vote a lieu, dans la foulée. Cette fois, la majorité des présents et représentés est suffisante ;

- Aucun des candidats n’a recueilli au moins 1/3 des voix. Une seconde assemblée doit se tenir dans les trois mois. Le vote se fera à la majorité des présents et représentés.

Assurer la passation entre l’ancien et le nouveau syndic

L’ancien syndic dispose d’un délai d’un mois après la fin de son mandat pour remettre à son successeur tous les éléments de la copropriété : situation de la trésorerie, fonds disponibles, archives et l’ensemble des documents du syndicat de copropriétaires.

Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, le syndic sortant est tenu de :

- Verser à son successeur le solde des fonds disponibles après apurement des comptes ;

- Transmettre l’état des comptes de chaque copropriétaire et de l’ensemble de la copropriété.

Cette passation de pouvoirs freinant la vie de la copropriété, l’idéal est d’avoir un conseil syndical très impliqué pour assister le nouveau syndic et garantir ainsi une prise de fonction et une collaboration efficaces. N’hésitez pas à relire notre article dédié au conseil syndical.

Conclusion

Si la relation avec le syndic en place est encore bonne et que les griefs sont mineurs, il est tout à fait possible de négocier avec lui de nouvelles dispositions, aussi bien en termes d’organisation que de tarification.

Dans le cas contraire, changer de syndic de copropriété doit recueillir l’adhésion de tous les copropriétaires pour que le projet soit soutenu et, surtout, compris. C’est pourquoi un tel projet doit être débattu le plus tôt possible entre le conseil syndical et tous les copropriétaires. Le but est d’éviter que la question soit découverte le jour de la convocation. Dans le même état d’esprit, le conseil syndical doit veiller à ce que les copropriétaires favorables au changement soient présents ou représentés lors de l’assemblée générale.

N’oubliez pas que les membres du conseil syndical peuvent se faire assister par tout professionnel compétent pour exercer leur mandat. Le recours à une expertise extérieure en vue de changer et choisir un nouveau syndic est donc tout à fait concevable.