Les conséquences du COVID sur la durée des mandats et les nouvelles possibilités de vote

La boulimie législative a lieu par voie d’ordonnance : ordonnance du 30 octobre 2019 réformant le statut de la copropriété applicable en partie à compter du 1 juin 2020, l’ordonnance du  25 mars 2020 n°2020 304 portant adaptation des règles applicables aux contrats de syndic modifiée par l’ordonnance du 22 avril 2020 n° 2020-460 puis par celle du 20 mai 2020 n°2020-595.

En raison des conséquences du COVID, ces derniers textes visent à permettre au syndic de voir son mandat renouvelé même en l’absence d’assemblée générale approuvant son contrat et d’ajouter des possibilités pour voter en assemblée générale sans présence physique.

Le renouvellement des mandats venant à terme pour limiter le nombre d’assemblées générales

  • les mandats des syndics concernés

Les contrats de syndic ayant expiré ou arrivant à expiration entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus sont prorogés.

  • La durée des mandats prorogés

Ces mandats se poursuivent jusqu’à la prochaine assemblée générale, laquelle doit se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.

  • la durée des mandats des conseillers syndicaux

Les mandats des conseillers syndicaux suivent les mêmes règles que celles applicables au mandat de syndic : ils sont donc également prorogés jusqu’au 31 janvier 2021 au plus tard.

  • la rémunération du syndic pour cette période

La rémunération des syndics se fera au prorata du tarif prévu par le contrat existant, en fonction du temps de prolongation.

En conséquence, l’urgence est moindre de convoquer en urgence des assemblées générales pour renouveler immédiatement le mandat du syndic, car les mandats venant à terme pourront être poursuivis jusqu’au 31 janvier 2021.

Néanmoins, si des assemblées générales doivent se réunir prochainement, il convient de faciliter les modalités de vote.

Les nouvelles possibilités pour voter en assemblée générale

La réforme du 30 octobre 2019 entrant en vigueur compter du 1er juin 2020 prévoit au nouvel article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 que le copropriétaire pourra voter de quatre manières :

- Soit en votant par visioconférence si l’assemblée générale a accepté ce procédé au préalable (décret du 27 juin 2019). L’assemblée générale décide les moyens, supports techniques et garanties d’authentification ;

- Soit en votant par correspondance par voie de formulaire remis au syndic. (à compter de la publication du décret d’application de l’ordonnance du 30 octobre 2019 et arrêté contenant le contenu et modalités de remise du formulaire de vote)

- Soit en donnant un pouvoir qui permet la représentation par un copropriétaire avec ou sans instruction de vote ;

Par ailleurs, dans les petites copropriétés qui comportent au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou lorsque le budget prévisionnel moyen du syndicat des copropriétaires sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €, le vote pourra s’effectuer via une consultation écrite, sous réserve de l’accord de l’unanimité des copropriétaires aux questions posées. Une fois la consultation lancée, un délai est fixé par le syndic permettant aux copropriétaires d’y répondre. Les copropriétaires pourront également être consultés lors d’une réunion.

Ces quatre modalités sont impactées par l’ordonnance du 20 mai 2020 :

  • L’interdiction de se rendre physiquement en assemblée générale

L'article 22-2 I de l'ordonnance du 25 mars 2020 prévoit que : "le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique.".

Par exemple, jusqu’au 2 juin, il est interdit de se réunir à plus de 10 personnes, et dans les immeubles dépassant ce seuil, cette restriction serait donc justifiée. De plus, la loi du 11 mai 2020, autorise à recevoir dans les locaux des syndic qui sont des bureaux de type W de plus de 40m².

En tout état de cause, et à l’issue de cette période en fonction de la configuration de la salle, des cas éventuellement atteints dans l’immeuble et en application du principe de précaution, le syndic aura discrétionnairement le pouvoir d’empêcher totalement ces assemblées générales.

Le syndic est à l’immeuble ce que le maire est à la ville.

  • Le vote par visioconférence sans autorisation de l’assemblée générale

Si et seulement si le syndic ne permet pas l’accès physique à la réunion, une assemblée générale totalement par visioconférence pourra être prévue par le syndic qui déterminera seul les modalités techniques et garanties d’identification.

Jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic récupère les pouvoirs de l’assemblée générale pour autoriser le principe et les modalités du vote par visioconférence, dans le cas où il empêche l’accès physique.

Toutefois, le syndic devra informer les copropriétaires que l’AG physique n’aura pas lieu mais qu’elle sera virtuelle au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception.

L'article 22-3 de l'ordonnance du 25 mars 2020 prévoit que :

"« 1° L’assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu’un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ;

« 2° La convocation précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. (…) ;

« 3° Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale ; (...)"

  • Le vote par correspondance, par voie de formulaire remis au syndic

Lorsque l’accès physique n’est pas permis, en plus du vote par visioconférence, les copropriétaires à compter du 2 juin 2020, pourront voter par correspondance via un formulaire remis au syndic.

Si le vote par visioconférence n’est pas possible, le syndic pourra également imposer un vote exclusivement par correspondance.

  • Le vote par un pouvoir remis à un autre copropriétaire

Le mandataire pouvait avant la loi ELAN recevoir plus de trois pouvoirs si l'ensemble des voix dont il dispose ne dépasse pas 5% des voix de tous les copropriétaires. Ce seuil est passé à 10% depuis le 23 novembre 2018, puis 15% jusqu'au 31 janvier 2021.

En conclusion, afin de limiter le nombre d’assemblées générales dans une période proche de la pandémie, les mandats des syndics sont prorogés pour que les AG urgentes puissent se tenir grâce aux nouvelles modalités dans les mois qui suivent.

Article rédigé par Charles Bohbot, Avocat Associé, Cabinet BJA