Salon de la Copropriété - Fenêtre Immeuble Haussmanien

L'Assemblée Générale en bref

L’assemblée générale est la réunion où se décide la vie de la copropriété. C’est l’évènement annuel le plus important, où les copropriétaires peuvent s’exprimer librement. Comment se déroule-t-elle et quelles en sont les principales règles ?                                      

La préparation de l'Assemblée Générale

Il appartient au syndic de convoquer le conseil syndical pour établir l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale annuelle.

Ce n’est pas au syndic de fixer seul son ordre du jour. Le conseil syndical, dont les membres ont été élus par les copropriétaires, a son mot à dire quant à l’inscription des telles ou telles résolutions. De plus, le conseil syndical qui sert de relais entre le syndic et les copropriétaires, est le mieux placé pour connaître les problèmes rencontrés durant l’année écoulée.

Chaque copropriétaire peut également demander au syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, d’inscrire la ou les résolutions, sur lesquelles les copropriétaires pourront s’exprimer. Il est bien évident que ces résolutions doivent être correctement présentées, appelant un vote précis, avec le cas échéant les pièces nécessaires pour une meilleure compréhension par l’assemblée. Dans le cas contraire, le syndic peut refuser l’inscription de résolution.

Les copropriétaires peuvent encore envoyer au syndic des contrats ou des devis, car il n’appartient pas au seul syndic de présenter des propositions, notamment pour les travaux. Le copropriétaire doit également prendre grand soin, pour que ces demandes parviennent suffisamment tôt au cabinet du syndic, pour être joints à la convocation.

La convocation

La convocation envoyée en recommandée avec accusé de réception doit parvenir au copropriétaire, ou lui être présentée à son domicile, 21 jours au moins avant la date fixée de l’assemblée générale. Le règlement de la copropriété ne peut en aucun cas le raccourcir. Par contre, elle peut l’allonger de manière à assurer une meilleure préparation de l’assemblée par les copropriétaires.

Cette convocation doit indiquer l’heure et le lieu de la réunion et doit comporter tous les documents concernant l’assemblée générale annuelle. Elle doit également indiquer le jour et les heures, où les comptes de la copropriété pourront être examinés par les copropriétaires.

Le début de la réunion

C’est le syndic qui fait signer la liste des émargements aux présents et mandataires représentant les copropriétaires absents.

A l’issue des émargements, le syndic donne connaissance aux copropriétaires du nombre des tantièmes obtenus par les présents, les représentés, le nombre de copropriétaires présents, représentés et absents.

Il fait voter la désignation d’un président de séance. Ce n’est pas forcément le président ou un membre du conseil syndical. (art 24) Après cette élection, le syndic remet au président de séance, qui a pris place à la table du bureau, tous les pouvoirs reçus à son cabinet. Le président de séance, remet ces pouvoirs aux copropriétaires de son choix. Il est bien vu qu’un pouvoir soit remis à un copropriétaire du même hall que le copropriétaire représenté. Mais ce n’est pas une obligation.

Le président de séance devenu de fait l’animateur de la réunion, (ce n’est pas le syndic qui dirige les débats) fait élire les scrutateurs (en principe 2) qui prennent place à ses côtés. (art 24) Ceux-ci, reçoivent alors l’ensemble des pouvoirs, car ce sont eux qui devront vérifiés le bon déroulement des votes. Rappelons qu’un pouvoir, dès lors qu’il comporte des indications de votes, est un mandat impératif. Un copropriétaire qui ne respecterait pas les indications de son mandant, engagerait sa propre responsabilité.

Le président de séance fait élire le secrétaire de l’assemblée générale. (art.24). En règle générale le syndic, mais ce n’est pas une obligation.

Le président du conseil syndical qui a rédigé un compte rendu sur les activités du conseil de l’année écoulée, lequel a été envoyé par le syndic en même temps que les convocations, rend compte de sa mission. Les copropriétaires peuvent bien entendu lui demander des explications

Les comptes

Le plus souvent, des membres du conseil syndical se sont rendus au cabinet du syndic où ils se sont fait remettre et ont examiné l’ensemble des pièces comptables. Ils donnent leurs avis, leurs remarques et parfois les insatisfactions. Les copropriétaires qui se sont rendus au cabinet du syndic peuvent également souligner tel ou tel point concernant la comptabilité du syndic. Le syndic, doit donner, le cas échéant, des réponses précises aux questions posées.

Les documents essentiels à examiner sont les suivants :

  • l’état financier du syndicat de la copropriété,
  • son compte de gestion général,
  • le comparatif avec les comptes de l’exercice précédent approuvé,
  • le comparatif du dernier budget prévisionnel voté,
  • le budget prévisionnel de l'année à venir (qui devra être voté pendant l'AG)
  • tous les contrats, devis ou marchés, sur lesquels les copropriétaires auront à se prononcer.

Après les réponses du syndic, le président soumet à l’assemblée, l’approbation des comptes. (art 24)

Le président de séance soumet égalent à l’assemblée le quitus, qui consiste à approuver l’ensemble des actes accomplis par le syndic. Le quitus va au-delà de l’approbation des comptes, cette dernière ne consistant qu’en une approche comptable de la gestion du syndic, d’où la nécessité de bien inscrire séparément ces points par deux résolutions distinctes. Le quitus ne porte que sur les éléments portés à la connaissance des copropriétaires et non sur ceux qui leur sont dissimulés. (art24)

Le conseil syndical

Le président de séance appelle à la constitution du conseil syndical. Souvent le règlement de la copropriété indique le nombre de conseillers à élire. Dans le cas contraire, il est souhaitable d’avoir une répartition équilibrée de conseillers, au nombre impair, représentant au mieux l’ensemble des copropriétaires. Par exemple, un ou deux par bâtiment ou cage d’escalier selon l’importance de la copropriété.

Le président de séance fait élire individuellement les candidats et fait voter la durée de leur mandat, qui peut être de un, deux ou trois renouvelables.

Les membres du conseil syndical seront appelés pour élire leur président à l’issue de la réunion ou plus tard, selon leur souhait. Le président servira de relai entre les copropriétaires et le syndic. Il est recommandé que des commissions soient créées au sein du conseil syndical, ce qui permet de mieux gérer les problèmes. Le conseil syndical peut se réunir (et doit) sans le syndic, quand il le souhaite et où il le veut. Une seule réunion doit obligatoirement se tenir avec le syndic, sur sa convocation, pour établir l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Election du syndic

Le président de séance présente à l’assemblée générale, la proposition du (ou des) contrats de syndic, candidats à la gestion de la copropriété. Il est demandé à ceux-ci de se présenter tout à tour. Les copropriétaires qui ont reçu les contrats en même temps que la convocation, peuvent alors leur poser toutes les questions qu’ils jugent nécessaire, tant sur l’organisation de son cabinet que sur sa connaissance en gestion de copropriété.

Après les avoir entendu la règle veut que le (ou les) candidats quittent la salle de réunion. Les copropriétaires peuvent alors débattre entre eux sur le contenu du (ou des) contrats en leur possession. Les prestations et honoraires du syndic, à savoir les charges générales ordinaires et charges pour prestations particulières doivent faire l’objet de la plus grande attention.

Après ces discussions, le président de séance fait voter l’assistance pour choisir le contrat qui paraît le mieux convenir à leur copropriété. Attention, il vaut mieux imposer un contrat d’une durée de 1 an. Le contrat doit être à dates calendaires : Exemple 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Il convient d’être très attentif sur la durée du contrat et de certaines clauses abusives prévoyant que le contrat de syndic soit prorogé jusqu’à la prochaine assemblée générale appelée à statuer sur les comptes. Laquelle assemblée pourrait être convoquée plusieurs mois après la fin du contrat du syndic. Dans ce cas-là, il n’y a plus de syndic.

Une fois le vote du contrat de syndic effectué, le président de séance fait entrer en réunion le syndic ayant présenté le contrat retenu par les copropriétaires. Le président de séance soumet alors au vote l’élection de ce syndic. (Attention : On vote sur le contrat de syndic d’abord et l’élection du syndic après.)

Budget prévisionnel

Les copropriétaires qui ont pu prendre connaissance des budgets prévisionnel, rectificatif et provisoire N+1 et N+2 débattent de ces budgets qui peuvent être modifiés, tant par les réalisations passées que celles à venir. Le président de séance fait ensuite voter tout à tour et séparément ces budgets. (art. 24)

Les débats se poursuivent sur les résolutions inscrites à l’ordre du jour qui donnent lieu à des discussions et un vote à chaque résolution demandée par le président de séance. Les questions diverses ne sont pas soumises à un vote, mais peuvent être inscrites à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Le compte rendu de l’assemblée générale après avoir été lu et vérifié par le président de séance, les scrutateurs et le secrétaire est signé immédiatement après la réunion. Un exemplaire est remis au président de séance ainsi qu’aux scrutateurs.

Pour en savoir plus sur l'Assemblée Générale, retrouvez l'article complet sur le site du CLCV : www.actioncoproprietaires.org